Planlijsten

Er zijn drie lijstenschermen in OpenAC: de Werklijsten wijzen op plaatsen waar de dossiergegevens (nog) niet volledig zijn; de Planlijsten richten zich op de toekomst, op afspraken en uitnodigingen en correspondentie; de Controlelijsten hebben vooral te maken met de controles die plaatsvinden voor het factureren.

Het planlijstenscherm is bereikbaar via de knop Planlijsten in het startscherm. Medewerkers met toestemming om dossiers in te zien (patient+R) mogen het planlijstenscherm gebruiken. Het planlijstenscherm bevat alle dossiers waar nog planningsactiviteiten voor moeten plaatsvinden. Het scherm is verticaal in tweeën gedeeld. Links staan de verschillende lijsten, rechts de patiënten die in die planlijst staan.

Er zijn, afhankelijk van de OpenAC modules die het AC in gebruik heeft, twee of meer verschillende planlijsten:

• Richtafspraken inplannen
• Openstaande acties
• Drie herinnerings-lijsten (SMS-herinneringen, Email-herinneringen en Word-herinneringen, indien de herinneringen module in gebruik is)
• CQI Uitnodigen om mee te doen aan de kwaliteitsenquête CQI.

Bij elke lijst hoort ook een actie-knop (Uitnodigen, Versturen of Afdrukken) waarmee àlle cliënten die worden getoond in de lijst, afgehandeld worden (dat wil zeggen, hun afspraken worden ingepland en uitnodigingen worden verstuurd).

Achter een lijst kan tussen haakjes een getal staan: dat is het aantal dossiers dat op de lijst staat als alle beperkingen (zie kopje Planlijsten Beperken in de inhoudsopgave) in acht zijn genomen. Dit aantal komt overeen met het aantal dossiers dat in de lijst wordt getoond. Bij het openen van het scherm is er geen lijst geselecteerd en worden er geen aantallen uitgerekend.

Planlijsten Beperken

De planlijsten kunnen worden beperkt door een aantal criteria in te vullen. Hiermee kan bijvoorbeeld de lijst van in-te-plannen afspraken worden beperkt tot een enkele activiteit (bijvoorbeeld om alle baby-audiologische-intakes tegelijk te plannen).

Als er geen planlijst is geselecteerd (zoals wanneer het scherm net geopend is) dan worden alle criteria getoond. Als er een lijst getoond wordt, dan zijn alleen die criteria te zien die voor die lijst relevant zijn.

Merk op dat financieringsbron ook gekozen kan worden en default op AP/jaarkaart staat, niet op Alle financieringsbronnen, waardoor richtafspraken in behandelingen met andere bron, niet vertoond worden.

In de selectie-vakken voor medewerker en activiteit kan ook een aantal getoond. Hier zien we een selectie waar medewerker TINE twee (dossiers) heeft, en activiteit LO zeven.

Deze aantallen zijn onafhankelijk van de (andere) selecties in het scherm. De twee bij TINE betekent dat die medewerker twee richtafspraken heeft -- van wat voor activiteit dan ook. De zeven bij LO betekent dat er in totaal zeven LOs te plannen zijn, door wie dan ook. Als TINE geen LO activiteiten heeft, dan komen er geen dossiers in de lijst.

De selecties werken (samen) als volgt:

• Medewerker Er worden alleen richtdagen of acties getoond waar de gekozen medewerker bij voorkomt. Voor richtdagen moet de medewerker bij de voorkeuren staan. Acties worden aan een medewerker toegewezen. De selectie van medewerkers is afhankelijk van de gekozen activiteit (alleen medewerkers die die activiteit uitvoeren, zijn te kiezen).
• Activiteit Er worden alleen richtdagen getoond voor de bijbehorende activiteit. Indien een medewerker is geselecteerd, kan je hier alleen activiteiten kiezen die die medewerker uitvoert.
• Locatie Voor ACs met meerdere locaties, kan worden aangegeven dat het moet gaan om richtdagen, afspraken of acties die op de gekozen locatie worden uitgevoerd. Voor richtdagen betekent dat er een agendalocatie is gekozen voor de richtafspraak. Bij acties en SMS-herinneringen gaat het om de locatie van de behandeling. De CQI lijst filtert op basis van de agendalocatie van het laatste bezoek.
• Datum Het datum-bereik (van en t/m) wordt voor richtafspraken bepaald door de richtdatum (aantal weken of maanden na aanvraag). Acties hebben een specifieke actie-datum. Acties waarvoor geen datum is ingevuld staan altijd in de lijst.

Sommige lijsten hebben geen selectie op datum omdat de bepaling van welke dagen belangrijk zijn voor die lijst, op een andere manier wordt geregeld:

• Herinneringen De herinneringen gaan niet uit van het opgegeven datum-bereik, maar bevatten alle afspraken na vandaag en binnen een bepaald aantal dagen. De instelling voor hoeveel dagen van te voren er SMS-, E-mail- of Word-herinneringen worden gestuurd is in het configuratiescherm te vinden.
• CQI De bepaling van de periode waarover de CQI uitnodigingen worden verstuurd, staat vast (afgelopen 14 dagen, met in acht neming van een administratieve vertraging). Zie hierover de beheershandleiding.

Algemene handelingen met Planlijsten

De getoonde lijst kan via de knop Export geëxporteerd worden naar een spreadsheet voor verdere bewerking; deze knop werkt zoals in de meeste OpenAC lijstschermen. Met de knop verversen worden de aantallen en lijst van de huidige geselecteerde lijst opnieuw berekend om recente veranderingen in de database mee te nemen. De sluiten knop sluit het planlijstenscherm af.

De knop Laden haalt aantallen op voor alle planlijsten, op basis van de huidige selecties. Als je weet dat je specifieke instellingen nodig hebt, kan je die invoeren als het scherm geopend wordt, dan op Laden klikken en vervolgens snel door alle resultaat-lijsten heen werken. Als je niet op Laden klikt, dan worden alleen aantallen en dossiers opgevraagd en uitgerekend voor die lijsten die je ook daadwerkelijk aanklikt.

Richtafspraken inplannen

In de lijst Richtafspraken inplannen staat de patiënt met de eerstvolgende richtdatum bovenaan. Als voor een patiënt meer dan één richtdatum is ingevoerd, worden deze gegroepeerd weergegeven.

Als er richtdata zijn ingevoerd met het label Spoed, worden deze helemaal bovenaan de lijst geplaatst, ongeacht de datum. De hele regel wordt van vetgedrukt weergegeven.

Vanuit dit scherm klikken op de naam van een patiënt opent het hoofdscherm Dossier in het blok Richtdatum, waarin de afspraak kan worden vastgelegd. Vastleggen van een afspraak wordt beschreven in de gebruikershandleiding over afspraken.

Openstaande acties

In deze lijst zie je alle patiënten waarvan nog een actie open staat. De acties met de eerstvolgende datum staan bovenaan.

Dubbelklik op een patientactie om de actie af te melden of te bewerken. Na het klikken op de naam van de patiënt opent een popup.

• Om het dossier te openen, kies nee. De actie is niet afgehandeld, maar kan wel bewerkt worden.
• Is de actie afgehandeld en kan die verwijderd worden, kies ja. Daarna vraagt OpenAC of het dossier alsnog geopend moet worden.
• Om helemaal niets met deze actie te doen, klik je op Annuleren.

SMS en E-mail

De lijsten SMS en E-mail zijn alleen zichtbaar wanneer deze functionaliteit in OpenAC is ingeschakeld. Dit zijn de lijsten van patiënten waarvoor de richtafspraak al is omgezet in een afspraak in de agenda. Wanneer de patiënt toestemming heeft gegeven voor het versturen van een e-mail en/of een SMS-bericht en de afspraak dichterbij is dan een vooraf ingesteld aantal dagen, komt de patiënt in de lijst. Druk vervolgens op Versturen om een batch e-mail of SMS-berichten te sturen.

De tekst van de SMS-herinnering is in te stellen in het configuratiescherm. De tekst van een Email-herinnering wordt gemaakt vanuit het word-sjabloon E-mailbericht. De SMS-herinnering of Email-herinnering wordt toegevoegd aan de correspondentie van de afspraak.

Word herinneringen

Voor patiënten die geen toestemming geven voor een SMS- of een E-mail herinnering, zijn er papieren herinneringen (per post) beschikbaar. Net zoals bij de andere herinneringen komt een patient in deze planlijst terecht als er binnen een vooraf ingesteld aantal dagen een afspraak staat. Druk op Afdrukken om de papieren herinneringsbrieven af te drukken.

Het word-sjabloon met de naam Herinneringsbrief wordt gebruikt om de brief aan te maken. De brief wordt toegevoegd aan de correspondentie van de afspraak.

CQI uitnodigen

De CQI uitnodigingen-lijst toont die patiënten die voldoen aan de CQI-inclusiecriteria voor een uitnodiging: ruwweg die patiënten die in de laatste twee weken zijn geweest en die "klaar" zijn voor een uitnodiging (geen vervolg gepland of al een jaar in behandeling).

Als op de knop Uitnodigen wordt gedrukt, kan nog gekozen worden om alleen uitnodigingen per E-mail te doen, of per papieren brief, of allebei.

Instellingen

De instelling acties_medewerker, in het instellingenscherm te vinden in de groep Algemeen als het vinkje planlijsten bij opstarten, geeft aan dat de planlijsten meteen bij het opstarten worden getoond. Dit kan per-gebruiker of voor iedereen geregeld worden door de beheerder van OpenAC.

Zoals bij de meeste lijst-schermen zijn de kolommen van de lijst rechts in de breedte aan te passen. De kopjes van elke kolom kunnen worden aangeklikt om de kolom te sorteren. Dubbelklik op een patient in de lijst om het bijbehorende dossier te openen.