Koppeling CQI

De CQI koppeling zorgt voor de uitnodigingen in het kader van het CQI protocol dat door de FENAC is afgesproken. Er zijn vijf partijen gemoeid met het CQI onderzoek:

• de patient zelf, die wel of niet meewerkt aan het onderzoek. Zie hierover de gebruikershandleiding. De patient heeft een voorkeur om mee te doen (of niet) en vult uiteindelijk via een website de CQI enquete in.
• het AC waar de patient komt. Deze ziet er op toe dat de patient uitgenodigd wordt om mee te doen aan het onderzoek en registreert of de patient dat wel wil.
• de FENAC, die de CQI enquete verplicht stelt voor de leden.
• Kiwa Carity b.v., die de enquete afneemt en de gegevens verwerkt.
• de NVVS, die de geaggregeerde gegevens rapporteert.

Inrichten

Het inrichten van de module gaat om het (eenmalig) in-gebruik-nemen van de module. Hiervoor moeten er sjablonen worden aangemaakt, zoals dat ook voor de module s080_herinneringen gaat. Daarnaast zijn er enkele instellingen die in de adaptatie-init gedaan moeten worden.

Module

Om de nieuwe CQI te gebruiken, moeten de volgende stappen worden ondernomen:

• In de adaptatie-init, voeg minstens de module s080_cqi toe. Wellicht is d080_cqi ook nodig, om configuratie-parameters vast te leggen. Voeg voor elke module een import regel toe (bovenaan) en een start() aanroep in de eigen start() functie. Dat ziet er ongeveer zo uit:

  from kern import d080_cqi
  from kern import s080_cqi
      d080_cqi.start()
      s080_cqi.start()
  

• Indien nodig, voeg module-parameters toe voor d080_cqi. Deze bepalen hoe de module werkt. De parameters zijn uitgebreid beschreven in de technische documentatie, maar in het kort:
  • geen_email_versturen wordt gebruikt om alleen papieren brieven te versturen (geen e-mail, zelfs als de patient een e-mail adres heeft opgegeven). Een zinvolle waarde is True, om e-mail uit te schakelen.

    d080_cqi.start(geen_email_versturen=True)
    

  • exclusie_aantekeningen kan aantekeningen (op patient niveau) toevoegen om bepaalde groepen patienten uit te sluiten van deelname aan de CQI. Deze aantekeningen moeten worden afgestemd met KIWA. Een zinvolle waarde is een lijst met strings. De strings zijn de keys van opmerkingen; de key is af te leiden uit de omschrijving door hoofdletters te vervangen door kleine letters en spaties en andere ongeldige tekens door een underscore. Je kunt de keys ook zien in scherm Aantekeningen, dat in het startscherm in het blok Beheer te vinden is. Selecteer een aantekening om de key te zien. Zie elders in de beheershandleiding voor meer informatie over het inrichten van aantekeningen.

    d080_cqi.start(exclusie_aantekeningen=["testpatient","bij_de_buitendienst"])
    

  • doelgroepselectie selecteert welke methode wordt gebruikt voor het bepalen van de doelgroep waartoe een patient behoort. Beschikbare waarden zijn default (alleen van toepassing indien het AC geen doelgroepen gebruikt -- dan wordt altijd default ingevuld als doelgroep), leeftijd (geeft doelgroepen kind en volwassene) en enkele anderen. Kies geen voor handmatige selectie. Het is ook mogelijk om meerdere automatische doelgroepenselecties te combineren. Zie de technische documentatie voor de volledige lijst, of hieronder bij Automatische Doelgroepen.

    d080_cqi.start(doelgroepselectie="leeftijd")
    

  • doelgroepmapping vertaalt codes die uit de doelgroepselectie komen naar namen die zijn afgesproken met KIWA Carity b.v. en zijn ingevoerd als doelgroep-code. Deze parameter is een dictionary. Zie hieronder bij Automatische Doelgroepen voor details.

    d080_cqi.start(doelgroepmapping=dict(K="kind", V="volwassene"))
    

  • url is een URL waar je de patienten heen gaat sturen om de CQI enquete in te vullen. Dit kan rechtstreeks bij KIWA Carity b.v. zijn, of via een eigen tussenpagina. Het is ook mogelijk om per doelgroep een URL te definieren. Als er geen doelgroepen-URLs worden gebruikt en geen URL wordt opgegeven als module-parameter, wordt een default-URL gebruikt (die momenteel nergens toe leidt).
• Nadat je de module in gebruik hebt genomen, moet je enkele tabellen expliciet initialiseren. Draai het migratie-script voor v2.008 met de stappen init-voorkeur en init-voorkeur-item. Doe dit ook als het migratie script al een keer eerder is gedraaid voordat CQI aanstond.

  Python25\python.exe script.py migratie v2_008 --init-voorkeur --init-voorkeur-item
  

Sjablonen

Er zijn twee voorbeeld-sjablonen meegeleverd met OpenAC, in de map kern/d080_cqi. Om deze sjablonen te bewerken, maak een kopie in de eigen adaptatie sjablonen-map. De extensie van beide bestanden is .cqi, maar het zijn gewone Word-bestanden.

Het sjabloon uitnodiging.cqi is het sjabloon voor e-mail uitnodigingen. Dit sjabloon wordt door Word omgezet in HTML. Hierdoor verdwijnen afbeeldingen, logo's enz.; die worden niet meegestuurd door OpenAC. Hierdoor is het aan te bevelen om weinig opmaak aan het sjabloon toe te voegen. Het sjabloon uitnodigingbrief.cqi daarentegen wordt gebruikt voor brieven (die afgedrukt worden) en kan wel layout, logo's enz. bevatten.

Als het sjabloon gekopieerd is naar de adaptatie sjablonen-map, dan moet de code-tabel voor sjablonen worden aangepast om de veranderde filenaam aan te geven. Ga naar het codetabel scherm, kies tabel sjablonen (in het blok van d010_systeem). Zoek sjabloon CQI-Uitnodiging bij de sjablonen voor de patienten-tabel.

Pas de filenaam aan, bijvoorbeeld door op bladeren te klikken en het aangepaste sjabloon te zoeken in de adaptatie sjablonen-map.

Het is ook mogelijk om meerdere sjabloon-bestanden op te nemen, een voor elke doelgroep (zie hieronder). Om dat te doen, maak meerdere kopieen van het sjabloon en pas ze aan. Maak meerdere sjabloon-entries in de sjablonen codetabel aan, een voor elk bestand -- bijvoorbeeld een sjabloon CQI-UitnodigingVolw voor de uitnodigingen per e-mail aan volwassenen.

Doelgroepen

Afhankelijk van de afspraken van het AC met KIWA worden de CQI enquetes afgenomen per doelgroep. Een doelgroep is een patienten-populatie -- zoals kinderen, of volwassenen, of patienten van de locatie Simpelveld, of CI patienten. Er is in ieder geval afgesproken welke doelgroepen er zijn, en KIWA levert codes aan per doelgroep.

Elke doelgroep heeft een (korte) naam. Dat is de doelgroep code. Als je er een langere omschrijving bij kunt verzinnen, is die ook zichtbaar voor OpenAC gebruikers.

Elke doelgroep heeft een e-mail en een brief-sjabloon. Kies voor elke doelgroep een e-mail en een briefsjabloon. Een sjabloon kan je ook bij meerdere doelgroepen gebruiken -- bijvoorbeeld eenzelfde email voor elke doelgroep, maar verschillende brieven.

Een doelgroep kan ook een URL definieren; deze URL wordt opgenomen in de uitnodiging en de patient kan erop klikken (of overtikken, als het om een brief gaat). Als een doelgroep geen URL gedefinieerd heeft, dan wordt de URL van de module-parameters gebruikt, of een default-URL. Hiermee kan het AC verschillende doelgroepen naar verschillende "landingspagina's" sturen voorafgaand aan het invullen van de CQI enquete.

Automatische Doelgroepen

Er zijn verschillende instellingen mogelijk voor de doelgroepen-selectie. Geef een van onderstaande strings door om de bijbehorende automatische selectie te kiezen.

• geen Er is geen automatische selectie. Het veld moet handmatig worden ingevuld (en levert anders een rode signalering op).
• default Er worden geen doelgroepen gebruikt (dwz. er is er maar eentje, genaamd default). Het veld wordt automatisch ingevuld.
• leeftijd De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de leeftijd van de patient op het moment dat de uitnodiging verstuurd wordt. De codes van de leeftijdcategorieen in OpenAC worden gebruikt. Standaard is dat kind tot 16 jaar, en volwassene vanaf 16 jaar.
• team De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de code voor het geselecteerde team in de behandeling. AC Alkmaar heeft bijvoorbeeld teams T, K en V.
• locatie De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de code voor de locatie (niet de agendalocatie) van het meest recente bezoek van de patient.
• nummerserie De doelgroep wordt bepaald aan de hand van het eerste teken van het patientnummer (na de centrumprefix, dus van AUR-3124 is dat 3 en van ACHN-AO1000 is dat A).
• nummerserie2 De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de eerste twee tekens van het patientnummer (na de centrumprefix, dus van AUR-3124 is dat 31 en van ACHN-AO1000 is dat AO). Gezien het aantal mogelijke combinaties is dit alleen bruikbaar als er maar weinig werkelijk-gebruikte combinaties zijn.

Omdat de codes die uit een van de automatische doelgroepen-selecties komen misschien niet overeenkomen met de namen van doelgroepen die zijn afgesproken met KIWA Carity b.v., is er een module-parameter doelgroepmapping. Dit is een dictionary met als keys de codes die uit de doelgroepen-selectie komen en values de bijbehorende doelgroepen-codes. Dit kan gebruikt worden om, bijvoorbeeld, de teams een naam te geven. Een bruikbare configuratie voor AC Alkmaar ziet er zo uit:

d080_cqi.start(doelgroepselectie="team",
    doelgroepmapping=dict(
        T="taal/spraak", 
        K="kind gehoor", 
        V="volwassenen gehoor"))

Bij het gebruik van automatische doelgroepen-selectie en een doelgroep-mapping is het essentieel dat de namen van doelgroepen (in de codetabel), de namen van doelgroepen die zijn afgesproken met KIWA Carity b.v. en de namen van doelgroepen die uit de selectie-en-mapping komen, alle drie overeenkomen. In het voorbeeld met AC Alkmaar moet er dus een doelgroep zijn ingevoerd met doelgroep-code volwassenen gehoor en moet precies die naam met KIWA Carity b.v. zijn afgesproken als doelgroep-naam.

Het is mogelijk om de automatische doelgroepselectie te combineren tot een meervoudige doelgroepselectie. Dit kan gebruikt worden als je bijvoorbeeld doelgroepen wilt onderscheiden op kind/volwassen en op behandeling-team. Bedenk dat je dan een combinatorische explosie krijgt van doelgroepen (voor Alkmaar 2 leeftijdsdoelgroepen keer 3 teams, is 6 doelgroepen).

Om dit te gebruiken, geef een tupel van doelgroepselecties mee als parameter. De doelgroepen worden als tupel teruggegeven, dus het is dan essentieel om met een doelgroepmapping de combinaties terug te vertalen naar een enkele doelgroepnaam. De volgorde van de doelgroepselecties is hierbij wel van belang (dwz. dat "leeftijd", "team" iets anders is dan "team", "leeftijd"). Het voorbeeld hieronder laat maar drie van de zes combinaties zien die in de doelgroepmapping dan nodig zijn.

d080_cqi.start(doelgroepselectie=("team", "leeftijd"),
    doelgroepmapping={
        ("T", "kind") : "kind/taal",
        ("T", "volwassene") : "volwassene/taal",
...
        ("V", "volwassene") : "volwassene/gehoor"
    }
)

Voorkeuren

De CQI module maakt gebruik van patient-voorkeuren om te registreren of de patient mee wil doen of niet. Dit wordt geregistreerd in het voorkeur-blok, dat in de linker kolom van OpenAC te vinden is onder de adressen van de patient.

In ingeklapte toestand laat het blok zien welke voorkeuren de patient heeft uitgesproken. Daar waar de patient expliciet "ja" heeft gezegd, staat de voorkeur op de regel Expliciet. Hiervoor is toestemming gegeven. Als de patient niet expliciet "ja" heeft gezegd, maar de voorkeur heeft een "opt-out" karakter, dan staat de voorkeur op de regel Impliciet. Hier is geen toestemming gegeven, maar ook niet geweigerd. Indien de patient nee heeft gezegd of de voorkeur heeft een "opt-in" karakter, dan is de voorkeur niet zichtbaar in het ingeklapte blok.

• Expliciet toestemming gegeven (op 21 oktober 2014 voor het laatst nagevraagd).
• Impliciete toestemming omdat het een opt-out voorkeur is (en nooit naar andere voorkeuren gevraagd).

In uitgeklapte toestand is bij elke voorkeur ja of nee aan te vinken als de patient een voorkeur uitspreekt. De datum waarop dat aangevinkt wordt, wordt ook opgeslagen.

De voorkeuren worden beheerd in de codetabel Voorkeurcode in het codetabel-scherm onder module kern.d060_voorkeuren. Voor CQI is er een voorkeur van belang, genaamd CQI.

Van belang bij voorkeuren is de default-waarde. Dit is de waarde die wordt aangenomen als er niks is ingevuld -- dus als de patient nog geen voorkeur heeft uitgesproken. In de database wordt een voorkeur die nog niet is uitgesproken, opgeslagen als lege keus, zodat die te onderscheiden is van een uitgesproken "ja" of "nee".

• Als bij default de waarde "ja" wordt ingevuld, dan wordt een niet-uitgesproken keus opgevat als "ja". De voorkeur is dan "opt-out" geworden, want de patient moet expliciet "nee" zeggen om er vanaf te komen.
• Als bij de default de waarde "nee" wordt ingevuld, dan wordt een niet-uitgesproken keus opgevat als "nee". De voorkeur is dan "opt-in", omdat de patient expliciet "ja" moet zeggen om mee te doen.

Volgens KIWA Carity b.v. is deelname aan CQI een opt-out voorkeur. De patient kan expliciet weigeren om mee te doen, en wordt anders gewoon gevraagd om mee te doen.

Gebruik

Als de module is ingericht, dan moeten er met enige regelmaat beheers-acties worden ondernomen om de module werkend te houden. Voornaamste is hierbij het inlezen van nieuwe code-bestanden.

Nieuwe Codes

De patient gebruikt (afhankelijk van de preciese instellingen bij doelgroepen) login-namen en -codes die door KIWA Carity b.v. worden uitgedeeld. Een AC kan ook afspreken om vaste login-namen en -codes te gebruiken, per doelgroep.

• Vaste code per doelgroep Vul in de codetabel voor doelgroepen de login-naam en login-code voor deze doelgroep. Het is niet nodig om codes in te lezen van KIWA Carity b.v.
• Unieke code per patient Vul in de codetabel voor doelgroepen geen naam of code in. Lees sheets met aangeleverde codes in in OpenAC zoals hieronder beschreven.

Deze unieke codes (login-namen en login-codes) worden als Excel worksheet aangeleverd in een formaat dat OpenAC in kan lezen.

Gebruik het menu Beheer -> Importeren uit -> KIWA CQI Codebestand. Kies dan het aangeleverde codebestand om het in te leveren. Er is een voorbeeld codebestand opgenomen in OpenAC voor test-doeleinden. Dat bestand staat in de OpenAC installatiemap onder kern/d080_cqi/test-codeaanlevering.xls.

Indien het AC een vaste gebruiker en code heeft ingesteld bij een doelgroep, wordt voor die doelgroep geen code verbruikt.

Rapportages

Rapportage over het verbruik van de CQI codes en de hoeveelheid uitnodigingen zijn voor OpenAC v2.010 gepland. In v2.008 is er nog niks van beschikbaar. De resultaten van de CQI enquete zelf -- geaggregeerde scores over de tevredenheid van patienten met de dienstverlening door het AC -- komen niet in OpenAC maar worden door KIWA Carity b.v., de FENAC of de NVVS aan de ACs beschikbaar gesteld.

Database Opschonen

Er zijn drie soorten records die in de database terecht komen tijdens het gebruik van de CQI module:

• Voorkeur records (tabel voorkeur_data)
• Voorkeur items (tabel voorkeur_item_data)
• CQI codes (tabel cqi_kiwacode_data)

Voorkeuren kunnen worden opgeruimd zoals elk ander soort "wees" record; daarna kunnen voorkeur-items opgeruimd worden. We verwachten hier geen grote aantallen, omdat zulke records alleen ontstaan als dossiers worden verwijderd of als een voorkeur-code buiten gebruik gesteld wordt.

De CQI codes die gebruikt zijn blijven opgeslagen in de database. Deze zijn nodig voor de rapportages (zie boven). Na een aantal jaar is wel te overwegen om de oud(st)e gebruikte codes te verwijderen.