| 7 | | |
| 8 | | === Afspraak vastleggen === |
| 9 | | |
| 10 | | Vanuit het blok __Richtdatum__ kun je een afspraak vastleggen. |
| 11 | | |
| 12 | | '''Definitief maken op de richtdatum'''[[BR]] |
| 13 | | Bij deze optie wordt de afspraak vastgelegd op de datum die in het vak __Streefdatum__ is ingevoerd. Je kunt zelf de tijd, medewerker en kamer/apparatuur invoeren. Het programma voert '''geen''' controle uit op mogelijke dubbele afspraken of de koppeling van medewerkers aan activiteiten waarvoor zij niet gemachtigd zijn. Dit geeft ruimte om te manoeuvreren in bijzondere gevallen. |
| 14 | | |
| 15 | | '''Beschikbare agendaplekken zoeken'''[[BR]] |
| 16 | | Als je kiest voor __Beschikbare agendaplekken zoeken__ krijg je van OpenAC een overzicht met tien afspraakopties op of rond de richtdatum. |
| 17 | | |
| 18 | | [[Image(plandialoog.png)]] |
| 19 | | |
| 20 | | Heb je een voorkeur opgegeven voor een medewerker, wordt de afspraak bij die medewerker gepland. Is die niet ingeroosterd voor deze activiteit, wordt een foutmelding gegeven. |
| 21 | | |
| 22 | | [[Image(foutmelding-spreekuur.png)]] |
| 23 | | |
| 24 | | Daarna kun je de afspraak handmatig inplannen (__Definitief maken op de richtdatum__), of de medewerker verwijderen en het programma opnieuw laten zoeken. Na het kiezen van een datum kun je handmatig een kamer of apparatuur kiezen voor deze afspraak. |
| 25 | | |
| 26 | | Bij handmatig invoeren van de medewerker of kamer/apparatuur wordt door het programma niet gecontroleerd of deze al bezet is. Controleer bij handmatig invoeren dus altijd de beschikbaarheid in de __Agenda__. De link __Agenda van dd-mm-jjjj inzien__ opent de agenda op de dag van de afspraak. |
| 27 | | |
| 28 | | Alle gegevens in dit blok, dus ook datum en tijd, kunnen handmatig worden gewijzigd als de cursor in het vak is geplaatst. Vergeet daarbij niet dat het programma de beschikbaarheid niet controleert als de gegevens handmatig worden aangepast. Om de afspraak te verplaatsen kun je ook gebruik maken van de link __Andere plek zoeken__ bovenin het blok. |
| 29 | | |
| 30 | | Onder __Correspondentie__ kies je het sjabloon van de gewenste uitnodigingsbrief. |
| 31 | | |
| 32 | | Na het plannen van de afspraak verschijnt naast het invulvak voor __kamer/apparatuur__ een plusje '''(+)'''. Hiermee kan een nieuw tijdvak worden aangemaakt. Daarin kunnen weer dezelfde gegevens worden opgenomen. Zo kunnen in één __Afspraak__ meer activiteiten worden gepland. |
| 33 | | |
| 34 | | Na het inplannen van de afspraak wijzigen de blauwe linkjes die rechts onderin het blok staan. Met deze linkjes kunnen acties op de afspraak worden ondernomen. |
| 35 | | |
| 36 | | [[Image(afspraak.png)]] |
